Un report è un insieme di informazioni organizzate e formattate in base alle specifiche fornite dall’utente. Un report consente di estrarre e presentare i dati sotto forma di informazioni logiche che possono essere utilizzate da più persone e distribuite a tutti.

Esempi di report sono: le etichette postali, le fatture, i riepiloghi delle vendite e gli elenchi telefonici.

È possibile progettare report che presentino le informazioni nel modo desiderato grazie a vari elementi grafici, quali testo, dati, immagini, linee, caselle e grafici.

I report risultano particolarmente utili per la stampa di informazioni alle quali si ricorre con una certa regolarità. È possibile creare una certa struttura di report, salvarla e utilizzarla in seguito quante volte si desidera. La struttura del report resterà inalterata, ma ogni volta che il report verrà stampato saranno visualizzati i dati correnti.

Il report costituisce un modo efficace per presentare i dati in formato stampa. La possibilità di controllare le dimensioni e l’aspetto di tutti gli elementi che vengono visualizzati in un report permette di visualizzare le informazioni nel modo desiderato.

La maggior parte delle informazioni di un report proviene da una tabella, una query o un’istruzione SQL (linguaggio per formulare le query ) sottostante che costituisce l’origine dati del report. Altre informazioni del report sono memorizzate nella struttura del report stesso.

 Il collegamento tra un report e la relativa origine dati viene creato utilizzando oggetti grafici chiamati controlli, che possono essere caselle di testo che visualizzano nomi e dei numeri, etichette che visualizzano titoli e linee decorative che organizzano graficamente i dati rendendo l’aspetto del report più gradevole.

Prima di creare un report è necessario stabilire la provenienza dei dati del report. Se tutti i dati si trovano in una sola tabella basare il report su quella tabella. Se invece i dati si trovano in più tabelle, basare il report su una query.

È comunque possibile creare report non basati su tabelle o query. Un esempio di questo tipo è una lettera di presentazione.

È possibile, inoltre, creare i report con o senza l’Autocomposizione report. Questo strumento velocizza il processo di creazione dei report in quanto esegue automaticamente tutte le operazioni di base.

Nella seguente figura vengono illustrate le sezioni di un report:

	Nel campo Intestazione report vi si colloca un controllo che si desidera visualizzare una sola volta all'inizio del report.
	Nel campo intestazione pagina si colloca un controllo che si desidera visualizzare una sola volta all'inizio del report.
	La sezione corpo rappresenta la parte centrale del report. Si colloca un controllo in questa sezione se si desidera che venga visualizzato una sola volta per ciascun report della tabella o query di origine.
	Si colloca un controllo nel Piè di pagina (pagina) se si desidera visualizzarlo alla fine di ogni pagina stampata.
	Infine si colloca un controllo nella sezione Piè di pagina (report) se si desidera visualizzarlo una sola volta alla fine di ogni report.

Di seguito viene illustrato un esempio che illustra come le sezioni di un report stampato corrispondano alle sezioni della finestra Report in visualizzazione struttura.

Aspetto della finestra Report in visualizzazione struttura.

I report di Microsoft Access possono sommare, calcolare o confrontare i valori provenienti da più record e visualizzare il risultato. E’ possibile ad esempio sommare i valori di tutti i campi stipendio del report Impiegati per visualizzare il costo totale sostenuto dalla società per stipendiare gli impiegati oppure per calcolare lo stipendio medio degli impiegati.

I totali e le medie sono particolarmente utili nelle intestazioni o nei piè di pagina che raggruppano dei record. E’ possibile visualizzare:

	I subtotali di gruppi di record, ad esempio l'ammontare complessivo dei prodotti venduti ai clienti canadesi.
	Un totale parziale per calcolare, ad esempio, tutti gli impiegati che usufruiscono degli assegni familiari.
	Le percentuali di un totale, ad esempio la percentuale degli impiegati residenti in ciascuna regione di una nazione.

sommario

	Creazione di un report
	Creare un report standard
	Autocomposizione report
	Report in anteprima di stampa
	Stampare il report
	Report in visualizzazione struttura

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